공유오피스 재계약 전, 반드시 “이것” 먼저 하세요.

사용하던 공유오피스의 계약 만료를 앞두고 계약 연장을 고려하고 계신가요?

결정을 내리기 전에 반드시 체크해야 할 몇 가지 중요한 사항이 있습니다. 일반적인 임대 사무실 계약이 보통 2년에서 5년의 기간을 요구하는 반면, 공유오피스는 최소 1개월에서 최대 12개월 이상의 계약 기간을 유연하게 설정할 수 있는 장점이 있습니다. 이러한 유연성 덕분에 부담을 줄일 수 있지만, 그만큼 더 자주 계약을 검토해야 하는 단점도 존재합니다.

계약 만료 시점에 회사의 규모가 이전과 유사하다면 같은 공간에서 계약을 연장하는 것이 자연스러운 선택일 수 있지만, 그 전에 반드시 확인해야 할 사항들이 있습니다. 이번 글에서는 공유오피스 계약 만료를 앞둔 기업들이 합리적인 의사결정을 내릴 수 있도록 돕기 위한 몇 가지 유의 사항을 안내하겠습니다.

1. 기존 사용 공간 만족도 점검하기

재계약을 결정하기 전에 현재 사무공간에 대한 직원들의 만족도를 점검하는 것이 중요합니다. 1인당 면적이 너무 좁아서, 혹은 역과의 거리가 예상보다 멀어 팀원들이 불편함을 느끼고 있지는 않았는지 확인해보세요. 또한 공유오피스 내의 개방감 부족으로 인해 창 측 공간으로의 이동을 원했던 것은 아닌지, 방문객이 느꼈던 불편함은 없었는지 등 전반적인 사항을 체크해 보는 것이 필요합니다. 재계약 시점에서 고려해야 할 주요 요소들은 다음과 같습니다.

(1) 출퇴근 시간에 엘리베이터 이용이 편리한가?

(2) 24시간 냉난방 시스템이 가동되는가?

(3) 지점 내 총 회의실 개수가 충분한가?

(4) 메인 라운지의 이용이 편리한가? (핫데스크만 이용하는 상품 이용자가 많은 지점은 라운지가 붐벼 업무에 불편함을 초래할 수 있음)

2. 추가 비용 확인하기

만족도 점검과 관련된 또 다른 중요한 요소는 비용입니다. 월 임대료(멤버십 비용) 외에도 발생하는 추가 비용을 살펴보세요. 프린터 이용료, 회의실 이용 시 차감되는 크레딧, 유료 주차비 등 변동비로 발생하는 비용들을 모두 합산하여 그 규모를 점검해 보아야 합니다. 예상했던 비용 범위 내에서 지출이 이뤄졌는지, 예기치 못한 추가 비용이 발생하지는 않았는지 등의 관점에서 지출 비용을 점검하는 것이 필요합니다.

또한, 같은 공간에 대한 연장 계약이 아닌 오피스를 이전하여 연장한다면 이때 발생하는 추가 비용도 고려해야 합니다. 이 경우 다음과 같은 항목들이 포함될 수 있습니다.

(1) 일회성 셋업비 및 퇴실비

(2) IT 관련 추가 설치 비용

(3) 유리 벽 시트지 부착 비용 등

3. 타 브랜드 및 지점과 비교하기 (*필수)

재계약을 고려할 때는 연장 계약 시 인상된 월 비용과 타 공유오피스 임대료를 반드시 비교해야 합니다. 연장 계약 시에는 물가 상승 등을 고려하여 가격이 소폭 인상되는 경우가 일반적입니다. 반면, 다른 공유오피스로 이전할 경우 첫 계약 시 최대 할인 혜택을 받을 수 있는 경우가 많습니다. 따라서 두 가지 조건을 모두 검토한 후 연장 계약을 결정하는 것이 바람직합니다.

4. 가격 비교 서비스 이용하기

공유오피스는 조회 시점에 따라 가격과 공실 여부가 달라질 수 있으므로, 재계약 관련 의사 결정이 필요한 시점에 모든 브랜드를 검토해야 합니다. W사, L사, S사, F사 등 수많은 공유오피스에 한 명의 담당자가 일일이 문의하기에는 많은 시간과 에너지가 필요할 텐데요. 이때 한 번의 클릭만으로 모든 공유오피스의 가격을 비교하고 싶다면 공유오피스 가격 비교 서비스 “패스트매치”를 이용해 보세요.

패스트매치는 서울권 총 56개의 공유오피스 브랜드와 제휴되어 있으며, 서비스 이용료는 무료입니다. 패스트매치 이용 시, 각 공유오피스에 별도로 알아보는 것보다 더욱 다양한 혜택 및 금액 조건을 제안받을 수 있습니다. 이에 더해 주차, 이용 기간 등 세부적인 내용까지 대리하여 협상해 주므로 가장 합리적인 선택을 할 수 있습니다.

패스트매치 이용 방법

• 패스트매치 홈페이지 접속 및 신청
• 원하는 지역과 인원에 맞는 공실 정보 확인
• 패스트매치 매니저와 투어 진행
• 패스트매치 매니저를 통해 각각의 공유오피스와 협상
• 재계약 여부 또는 더 좋은 조건의 타 지점 혹은 타 브랜드로 이전할지 결정

이렇게 공유오피스 계약 연장 시 반드시 확인해야 할 사항들에 대해 모두 알아봤습니다. 공유오피스를 선택한 이유는 일반 사무실 임대 시 발생할 수 있는 불필요한 비용을 절감하기 위함이었을 텐데요. 앞서 언급한 모든 요소들을 고려한다면 가장 합리적인 결정을 내리고, 기업의 성장에 더욱 박차를 가할 수 있을 것입니다.

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