사무실 임장 체크리스트 : 계약 후에는 바꿀 수 없는 12가지

사무실을 새로 구하며 임장을 앞두고 계신가요? 임장(臨場)은 '현장에 임한다'는 뜻으로, 매물을 직접 방문해 눈으로 확인하는 과정을 말합니다. 주거용 임장에서 채광과 소음, 주변 편의시설을 주로 본다면 사무실 임장은 확인할 항목이 훨씬 많습니다. 수십에서 수백 명이 매일 여덟 시간 넘게 머무는 공간이고, 한 번 계약하면 최소 2년은 바꾸기 어렵기 때문입니다.

오늘은 사무실 임장을 앞두고 무엇을 준비하고, 현장에서 무엇을 보고, 다녀와서 무엇을 정리해야 하는지 순서대로 살펴보겠습니다.

1. 임장 전에 무엇을 준비해야 하나요?

무엇을 볼지 정하지 않고 가면, 안내받는 대로 둘러보다 나오게 됩니다. 다음의 세 가지를 미리 확인하고 간다면 보다 효율적으로 공간을 살펴볼 수 있습니다.

(1) 임장 전에 미리 받아보아야 할 3가지

방문 전에 중개사에게 아래 세 가지를 미리 요청하세요.

1. 해당 층 평면도 (전용면적이 표기된 것)
2. 임대 조건표 (보증금, 임대료, 관리비, 전용률, 입주 가능일)
3. 주차 배정 대수와 추가 주차 조건

(2) 방문 시간은 언제가 좋을까요?

아직 기존 입주사가 영업 중인 호실이라면 그 회사의 협조가 필요하고, 공용부와 주차장을 확인하려면 관리사무소 협조도 필요합니다. 방문 시간은 중개사를 통해 건물과 기존 임차사 양쪽에 조율을 요청해야 합니다. 조율에 시간이 걸리는 만큼, 희망 시간대를 먼저 정해서 중개사에게 전달하는 편이 빠릅니다.

최종 후보로 좁힌 한두 곳은 평일 점심시간 직전에 보시는 것을 추천드립니다. 엘리베이터 대기 시간, 주차장 진입 정체, 주변 식당 혼잡도를 함께 확인할 수 있습니다. 서류에는 드러나지 않지만 직원 전원이 매일 겪게 될 조건입니다. 채광이 중요한 조직이라면 오후 늦은 시간을 함께 요청하세요. 서향 열기까지 확인할 수 있습니다.

(3) 가기 전에 확인할 서류는 무엇인가요?

건축물대장과 등기부등본입니다. 둘 다 온라인에서 바로 열람할 수 있습니다.

건축물대장에서는 건물 용도와 위반건축물 등재 여부를 확인합니다. 사무실로 쓰려는 공간이 업무시설이 아니거나 위반건축물로 등재돼 있으면 사업자등록 단계에서 문제가 생길 수 있습니다. 준공연도와 총 주차 대수도 함께 확인됩니다.

등기부등본에서는 근저당 설정 규모를 봅니다. 건물 가치에 비해 근저당이 과도하게 잡혀 있으면 보증금 회수가 어려워질 수 있습니다. 보증금 규모가 큰 계약일수록 먼저 확인해야 합니다.

👉 방문 전에 평면도·조건표·주차 배정을 요청하고, 건축물대장과 등기부등본을 먼저 열람해두세요.

2. 임장 현장에서 확인할 12가지는 무엇인가요?

벽지와 바닥재는 나중에 바꿀 수 있지만, 구조와 설비는 바꾸기 어려운 요소입니다. 그래서 눈에 잘 띄는 마감보다 구조와 설비를 먼저 봐야 합니다.

도면과 사진으로는 알 수 없는 항목들입니다. 기둥 위치는 좌석 수를 바꾸고, 천장 속 배관은 마감 후 층고를 깎아먹습니다. 바닥이 이중바닥이 아니면 콘센트 위치에 자리 배치가 묶이고, 분전반에 여유가 없으면 좌석이나 장비를 늘릴 수 없습니다. 냉난방이 중앙식이면 야근·주말 가동에 제약이 붙고, 옆 호실 소음과 울림은 입주 후에는 공사비로만 해결됩니다. 통신 회선이 끊겨 있으면 이사 일정 자체가 밀립니다.

전용부만 보고 결정하면 놓치는 부분입니다. 화장실이 층 공용이면 출근 직후와 점심 후에 줄을 서게 되고, 주차 추가분은 매달 나가는 고정비입니다. 엘리베이터 반입이 야간만 허용되면 이사 견적이 올라갑니다. 공용 회의실과 라운지는 홍보 자료가 아니라 직접 가서 예약 현황을 봐야 합니다. 서향은 오후 내내 눈부심과 열기가 남고, 앞 건물에 막히면 창이 있어도 낮부터 조명을 켜야 합니다.

평수보다 먼저 봐야 하는 건 무엇인가요?

실제로 책상을 몇 개 놓을 수 있는지, 공간 구성을 어떻게 할지를 그려보는 것입니다. 같은 전용 30평이라도 기둥이 가운데 있는지, 엘리베이터와 계단이 모인 공용부가 어느 쪽에 붙어 있는지에 따라 배치 가능한 좌석 수가 달라집니다. 평면도에 책상 크기로 대략 그려보면 현장에서 바로 판단이 섭니다.

적정 면적이 아직 정해지지 않았다면 우리 회사 규모에 맞는 사무실 크기는?을 먼저 보시길 권합니다. 누수 흔적을 확인하는 방법은 사무실 누수 원인부터 책임까지에 정리해두었습니다.

3. 공인중개사에게는 무엇을 물어보면 좋을까요?

중개사는 건물에서 가장 많은 정보를 갖고 있는 전문가입니다. 그렇기 때문에, 조건만 던지는 대신 우리가 어떤 회사인지 공유하는 것을 추천드립니다. "보증금 1억에 30평"보다 "3년 안에 인원이 두 배로 늘 수 있고, 개발자 집중 공간과 협업 공간이 함께 필요하다"고 말하면 중개사가 제안할 수 있는 폭이 달라집니다. 지금 조건에 맞는 매물이 아니라 3년 뒤에도 쓸 수 있는 매물을 선별할 수 있기 때문입니다.

현장에서 물어볼 질문 9가지

건물과 임대인에 대해

• 이전에 있던 회사는 왜 나갔나요?
• 이 호실은 얼마나 비어 있었나요?
• 임대인이 건물을 매각할 계획이 있나요?
• 관리사무소 대응은 빠른 편인가요?

비용에 대해

• 관리비 외에 따로 청구되는 비용이 있나요?
• 냉난방은 몇 시부터 몇 시까지 관리비에 포함되나요? 그 외 시간은 어떻게 청구되나요?
• 주차는 몇 대가 배정되고, 추가하면 월 얼마인가요?

설비와 주변에 대해

• 계약 전력은 몇 kW이고, 증설이 가능한가요?
• 주변에 예정된 공사나 개발 계획이 있나요?

3번은 특히 중요합니다. 계약 중에 소유자가 바뀌면 기존 계약을 새 소유자에게 주장할 수 있는지가 문제가 됩니다. 이 부분은 사무실 계약 전 꼭 확인해야 할 임대차 주의사항 3가지에서 함께 확인하세요.

즉답이 어려운 항목은 관리사무소나 임대인 확인이 필요합니다. 이런 경우 "확인 후 회신"을 요청하고, 답변은 문자나 메일로 남겨두시길 권합니다. 나중에 조건을 조율할 때 근거가 됩니다.

4. 임장이 끝나면 무엇을 해야 하나요?

임장에서 돌아온 날, 기억이 선명할 때 정리해두어야 합니다. 하루만 지나도 두세 곳이 섞여서 어느 건물에 기둥이 가운데 있었는지 헷갈리기 시작합니다. 할 일은 두 가지입니다. 기억나는 것을 기록하고, 우리 회사 기준으로 고정비를 다시 계산하는 것입니다.

우리 회사 기준으로 고정비를 다시 계산하세요. NOC는 후보를 좁힐 때 이미 비교하셨을 겁니다. 문제는 그 숫자가 조건표에 적힌 것만 반영한 값이라는 점입니다.

같은 건물이라도 실제로 나가는 비용은 회사마다 다릅니다.

• 야근과 주말 근무가 잦다면 → 중앙식 냉난방 건물에서 시간외 요금이 붙습니다
• 차량 이용이 많다면 → 배정 대수를 넘는 만큼 주차비가 매달 나갑니다
• 회의와 통화가 많다면 → 방음이 약한 곳은 회의실 공사비가 듭니다
• 서버나 장비가 많다면 → 전기 증설 공사비가 추가됩니다

일회성 공사비는 계약 기간으로 나눠 월 단위로 환산하면 임대료와 같은 자리에 놓고 볼 수 있습니다. 계산식이 낯설다면 NOC는 무슨 뜻이며, 어떤 상황에서 사용할까요?에서 확인하세요.

5. 사무실 구할 땐, 스매치

우리 회사가 앞으로 몇 년을 보낼 공간을 고르는 일은 생각보다 무겁습니다. 임대료만 계약 기간 전체로 따져도 수억 원이 오가고, 잘못 고르면 계약이 끝나기도 전에 다시 이사를 준비해야 합니다. 그런데 이 일은 대개 사무실 이전 담당자의 부담으로 이어집니다.

그래서 임장에 앞서 손발이 맞는 파트너를 만나는 것이 중요합니다. 좋은 파트너는 매물을 보여주는 데서 멈추지 않습니다. 우리 회사의 인원 계획과 업무 방식을 듣고 매물을 좁혀주고, 건물마다 다른 조건표를 같은 기준으로 환산해 주고, 임장 일정을 하루에 묶어 조율하고, 현장에서 답이 안 나온 항목을 대신 확인해 회신합니다.

스매치는 3천여 회 이상의 기업 이전을 진행하며 임차사 편에서 움직이고 있습니다. 시장에 잘 드러나지 않는 매물까지 포함해 조건에 맞는 후보를 NOC 기준으로 정리해 전달합니다. 전담 매니저가 후보 선별부터 임장 일정 조율과 현장 동행, 조건 조율, 계약 이후 인테리어 연결까지 1:1로 배정된 담당자와 함께 진행합니다.

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