인테리어 업체에 보낼 RFP 작성법

인원이 늘어 자리를 다시 짜야 하거나 사무실 이전을 앞두고 있다면 배치도부터 떠올리게 됩니다. "우리 인원이 이 면적에 들어갈까?", "회의실은 몇 개나 만들 수 있을까?" 같은 고민도 함께 생기죠.

그렇다고 담당자가 배치도를 직접 그릴 필요는 없습니다. 배치도는 건물 조건을 확인한 인테리어 업체가 제안하고, 담당자는 업체가 알아야 할 조건을 정리해 전달하면 됩니다. 이렇게 정리한 문서가 RFP(제안요청서)입니다.

인원과 필요한 공간, 건물 정보를 어떻게 적어야 우리 회사에 맞는 배치안을 요청할 수 있는지 정리했습니다.

1. RFP(제안요청서)란 무엇인가요?

RFP는 인테리어 업체에 우리 회사의 조건을 알려 주는 문서입니다. 조건을 같은 내용으로 전달해야 업체별 배치안과 견적도 같은 기준으로 비교할 수 있습니다. 양식이 정해져 있지 않으니 이메일이나 문서 한두 장으로 정리해도 됩니다.

2. RFP에는 무엇을 적어야 하나요?

RFP에 포함되어야 하는 사항은 다음과 같습니다.

예시는 작성 방법을 보여 주기 위한 가상의 내용입니다. 정확히 정해지지 않은 항목은 비워 두지 말고 "미정, 제안 요청"이라고 표기해주시면 됩니다.

3. 꼭 지켜야 할 조건은 어떻게 구분하나요?

모든 요청을 같은 무게로 적으면 업체가 무엇을 먼저 지켜야 할지 알기 어렵습니다. 꼭 필요한 조건과 조정해도 되는 조건을 나눠 주세요. 예를 들어 좌석 수와 대표실은 꼭 필요하고, 라운지 크기는 조정할 수 있다고 표기한다면 보다 빠르게 의사결정을 할 수 있습니다.

같은 면적이어도 기둥과 창, 출입구, 소방 시설 위치에 따라 넣을 수 있는 공간은 달라집니다. 그래서 요청이 모두 들어가지 않을 수도 있습니다. 어떤 조건을 먼저 지킬지 정해 두면 배치안을 빠르게 조정할 수 있습니다.

4. 배치안을 받으면 무엇을 확인하나요?

먼저 RFP에 적은 좌석과 회의실, 필요한 공간이 모두 들어갔는지 확인하세요. 빠지거나 바뀐 부분이 있다면 건물 조건 때문인지 이유를 물어보면 됩니다. 평면도와 3D 이미지, 견적서에서 확인할 내용은 사무실 인테리어 도면·3D 시안 글에 정리해 두었습니다.

5. 사무실 배치를 함께 정할 파트너를 찾고 있다면

사무실 배치는 한번 공사하면 쉽게 바꾸기 어렵습니다. 그래서 요청을 건물 조건에 맞춰 조정하고, 왜 이렇게 배치했는지 설명할 수 있는 업체를 만나는 것이 중요합니다.

스매치디자인은 사무실 이전 일정에 맞춰 설계부터 시공·A/S까지 한 팀이 책임지는 사무실 인테리어 회사입니다. 아직 RFP를 정리하지 못했다면 인원과 입주 일정부터 알려 주세요.

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