업무 시설 어디까지 확인했나요? 공유오피스 공용 공간 총정리

기본 사무 공간만 잘 갖춰져 있으면 된다고 생각하기 쉽지만 실제로 하루 일과 속에서 더 자주 발길이 닿는 곳은 공용 업무 시설입니다. 회의실 대여, 비즈니스 라운지, OA존, 폰부스처럼 사무실 외부에 마련된 공간이야말로 업무 효율과 만족도를 크게 좌우합니다. 하지만 입주 전 이런 업무 시설을 꼼꼼히 확인하지 않고 계약해 불편을 겪는 경우가 많은데요. 이 글에서는 공유오피스에 입주하기 전 반드시 점검해야 할 사무 공간과 공용 공간 5가지를 정리해 드리겠습니다.

1. 공유오피스: 초기 비용 부담 없이 유연하게 시작

(1) 프라이버시 수준

공유오피스에서 흔히 겪는 불편 중 하나는 프라이버시 문제입니다. 공유오피스는 일반적으로 1인당 약 0.7평이 평균이지만, 1평에 가까울수록 공간이 넓고 쾌적해 개인 공간 확보와 프라이버시 보장에 유리합니다.

또한 개인 사무실의 복도 쪽 문과 창문에 시트 처리가 되어 있으면 외부 시선을 효과적으로 차단할 수 있으므로 입주 전 시공 가능 여부를 확인하는 것이 좋습니다. 일부 고급 공유오피스 브랜드는 차음 기능을 강화해 사무실을 구획하기 때문에 프라이버시를 안정적으로 보장받을 수 있습니다.

아울러 보안이 필요한 문서나 장비를 다루는 경우라면 잠금장치 유무 역시 중요한 요소입니다. 일반적으로 공유오피스에서는 전자 잠금장치를 제공하지만, 10인 미만 소규모 사무실은 열쇠 방식인 지점도 있습니다. 따라서 입주 전 잠금 방식과 보안 수준을 확인하는 것이 좋습니다.

(2) 가구 구성

공유오피스마다 제공하는 가구와 편의 시설에는 차이가 있습니다. 기본 책상·의자만 비치된 곳이 있는가 하면 인체공학 의자, 높이 조절 데스크, 서랍장 등 편의성이 높은 가구를 지원하는 곳도 있습니다. 따라서 기본 가구 구성뿐 아니라 추가 가구나 장비 지원 가능 여부도 입주 전에 확인해야 합니다.

브랜드, 지점, 호실에 따라 제공되는 책상 크기는 서로 다를 수 있습니다. 따라서 팀원들이 사용하는 장비와 업무 스타일을 고려해 필요한 길이를 가늠해 선택해야 합니다. 예를 들어 모니터 2대와 데스크톱을 사용하는 경우와 노트북과 모니터 1개를 함께 사용하는 경우에는 적정 크기가 달라집니다.

더불어 개인 물품을 충분히 보관할 수 있는 공간과 잠금 기능도 체크해 보는 것이 좋은데요. 가구 편의성과 물품 관리 체계가 잘 갖춰지면 업무 효율이 한층 높아집니다.

📌 사무실 책상 사이즈 선택하는 팁!

(3) 확장 여부

공유오피스를 선택할 때는 사업 성장에 따른 인원 증가와 공간 확장 가능성까지 고려해야 합니다. 같은 지점 내에서 더 큰 호실로 이동하거나 다른 지점으로 신속하게 이전할 수 있는 브랜드를 선택하는 것이 적합합니다. 지점 수가 많으면 동일 브랜드 내 다른 지점으로 이전하는 과정이 훨씬 수월한 만큼, 국내 지점 수가 가장 많은 패스트파이브가 확장성 측면에서 강점이 있습니다. 이와 함께 계약 전 동일 지점 내 호실 이동 가능 여부와 다른 지점으로 이전할 때 필요한 절차와 비용까지 미리 살펴보는 것이 좋습니다.

(4) 공용 공간 확인

회의실, 비즈니스 라운지, 폰부스, OA존, 탕비실, 리셉션 데스크 등 공용 공간은 생각보다 더 자주 이용하게 됩니다. 따라서 업무 시설을 확인할 때 회의실 대여 방식, 라운지 좌석 수, 프린터 사용 요금, 커피나 음료 제공 여부까지 확인해 보는 것을 추천합니다.

관리가 잘 된 공용 공간은 외부 손님 응대 시에도 좋은 인상을 주고, 직원들의 만족도도 높일 수 있습니다.  일부 공유오피스 브랜드는 포커스룸, 크리에이티브 라운지 등 특화 공간을 제공해 다양한 업무 환경을 지원하기도 합니다.

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2. 공용 업무 시설까지 꼼꼼히! 공간 5가지

(1) 회의실

회의실은 내부 회의뿐 아니라 외부 미팅, 클라이언트 응대 등 다양한 상황에 활용됩니다. 업무 시설을 찾을 때는 소형·중형·대형으로 구분된 회의실이 몇 개 있는지, 예약 시스템은 간편한지, 시간당 요금 체계가 합리적인지 등 확인이 필요합니다.

특히 외부 미팅이 잦은 사업체라면 회의실 대여 가능 수량과 예약 가능 시간을 미리 체크해 두는 것이 좋습니다. 20인 이상 수용이 필요한 경우에는 스파크플러스 강남 2호점이나 패스트파이브 삼성 2호점처럼 세미나실을 보유한 지점을 검토해 볼 수 있습니다.

(2) 폰부스

간단한 통화나 중요한 화상 미팅이 필요하지만 마땅한 공간을 찾기 어려울 때가 있습니다. 모든 구성원이 함께 사용하는 사무실에서는 주변 소음으로 집중하기 어렵고, 보안이 필요한 업무 이야기를 나누기에도 한계가 있습니다. 이럴 때 폰부스는 좋은 대안이 됩니다.

다만 입주사 대비 폰부스 수량이 부족하면 원하는 시간에 사용하지 못해 불편을 겪을 수 있습니다. 또한 폰부스가 마련되어 있더라도 대화 내용이 외부로 새어 나가지 않는지 함께 살펴봐야 합니다.

(3) 비즈니스 라운지

비즈니스 라운지는 업무 중 짧은 휴식이나 입주사 간 가벼운 소통, 캐주얼한 미팅에 적합한 업무 시설입니다. 전체 좌석 수와 공간 규모, 24시간 개방 여부, 커피머신이나 음료 서비스 제공 여부에 따라 활용도가 크게 달라집니다. 라운지가 잘 갖춰져 있으면 회의실을 예약하지 않아도 자연스럽게 미팅 공간으로 활용할 수 있습니다.

(4) 리셉션 데스크

리셉션 데스크는 방문객 응대, 택배 수령, 전화 연결 등 다양한 업무를 지원합니다. 계약 전 리셉션 운영 시간, 직원 상주 여부, 택배·문서 보관 방식 등을 확인하면 사소한 불편을 줄일 수 있습니다. 대형 공유오피스 브랜드라 하더라도 소형 지점의 경우 리셉션에 상주 직원이 없는 경우가 있으니 지점별 운영 형태를 반드시 확인해야 합니다. 외부 손님이 많은 업종이라면 리셉션 서비스의 전문성과 친절도도 중요한 요소인 만큼 기존 입주자의 후기나 체험을 통해 미리 살펴보는 것을 추천합니다.

(5) OA존

프린트, 복사, 스캔, 팩스 등 기본적인 문서 작업을 위한 OA존은 생각보다 자주 사용됩니다. 따라서 공유오피스를 고를 때는 프린트·복사 요금과 결제 방식, 장비 수량 및 위치, 고장 발생 시 대응 프로세스를 미리 확인해야 합니다. 장비 관리가 잘 되는 OA존은 업무 효율성을 크게 높여줍니다.

공유오피스 계약 전에는 기본 사무 공간뿐 아니라 회의실, 폰부스, 비즈니스 라운지, 리셉션 데스크, OA존 같은 공용 업무 시설까지 꼼꼼히 살펴보는 것이 필수입니다. 공간 규모와 가구 구성, 방음과 프라이버시, 예약과 이용 편의성, 서비스 품질까지 종합적으로 살펴봐야 장기적으로 만족도 높은 환경을 누릴 수 있습니다.

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